La implementación de un canal de denuncias es obligatoria para todas las empresas con más de 49 trabajadores, según lo establecido por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que regula la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. La finalidad de esta ley es garantizar la prevención y castigo de la comisión de delitos e infracciones en las empresas en diversas materias.
En este artículo, abordaremos la importancia de implementar un canal de denuncias en las empresas, qué es un canal de denuncias, los requisitos que debe cumplir y cómo se debe implementar.
¿En qué consiste el canal de denuncias?
Un canal de denuncias es un medio por el cual los empleados, proveedores, clientes y otros interesados pueden informar sobre cualquier posible incumplimiento de las políticas de la empresa, incluyendo posibles infracciones normativas y actos de corrupción. La implementación de un canal de denuncias es fundamental y, a partir de ahora, obligatorio para fomentar una cultura de transparencia y confianza en la empresa.
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¿Solo los empleados pueden hacer uso del canal de denuncias?
Además de los empleados en nómina, cualquier persona relacionada con la empresa, como voluntarios, becarios, trabajadores en periodo de formación, proveedores y clientes, podrán denunciar prácticas ilícitas a través del canal de denuncias sin la necesidad de revelar su identidad. Esto incluye aquellos que aún no hayan comenzado su relación laboral, siempre y cuando la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o negociación precontractual. La ley establece que cualquier persona relacionada con la empresa debe tener la oportunidad de informar sobre posibles incumplimientos de las políticas de la empresa, sin temor a represalias.
¿Qué empresas deben implantar el canal de denuncias?
Es necesario que las siguientes entidades implementen un canal interno de denuncias:
¿Cuáles son las características que debe tener un canal de denuncias?
En empresas que deben cumplir con la normativa Whistleblower, el órgano de administración o gobierno debe establecer un canal de denuncias que cumpla con las siguientes características:
- Permite la transmisión fácil y rápida de información sobre infracciones cometidas
- Garantiza la confidencialidad de la identidad del informante y de las personas mencionadas en la denuncia
- Acepta denuncias presentadas por escrito o verbalmente
- Integra los distintos canales de información existentes en la empresa
- Trata la información recibida de manera efectiva
- Es independiente y diferenciado de otros sistemas internos de información
- Cuenta con una persona responsable del sistema
- Establece una política para los principios del sistema interno de información y la defensa del informante
- Tiene un procedimiento para gestionar la información recibida
- Proporciona garantías para proteger al informante dentro de la empresa
¿Cómo funciona el canal de denuncias en una empresa?
Para establecer un canal de denuncias interno en una empresa, se pueden seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar la forma de comunicación de la denuncia, que puede ser por correo electrónico, plataforma digital, teléfono o dirección postal.
- Nombrar al responsable o responsables del sistema, que pueden ser una persona o un equipo de personas independientes de otros órganos de la organización.
- Elaborar una normativa que establezca cómo se gestionarán las denuncias y que incluya información sobre la ley de protección del informante y la ley de protección de datos, entre otros aspectos.
- Registrar las denuncias y su estado para poder tomar medidas preventivas y cumplir con la responsabilidad penal.
- Publicitar el canal y la normativa de uso a través de la intranet de la empresa, la web de la empresa, reuniones de equipo o correo electrónico, entre otros medios. Es importante transmitir información sobre el canal de denuncias y las características que debe cumplir para fomentar su uso y garantizar su eficacia.
Plazos para implementar el canal de denuncias
Los plazos límite para la implementación de un canal de denuncias interno son los siguientes:
- Las empresas con una plantilla superior a 249 empleados deberán implementarlo en un plazo máximo de 3 meses desde la publicación en el BOE de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que regula la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y la lucha contra la corrupción.
- Las empresas con una plantilla superior a 49 empleados tendrán como fecha límite el 1 de diciembre de 2023 para su implementación.
- Los municipios con una población inferior a 10.000 habitantes tendrán como fecha límite el 1 de diciembre de 2023 para su implementación.
La implementación de un canal de denuncias en la empresa puede ser un proceso complejo, por lo que es recomendable contar con la asesoría de profesionales especializados en la materia. Estos profesionales pueden de denuncias, brindar orientación y acompañamiento en la implementación del canal así como en la gestión y seguimiento de las denuncias recibidas.